La administración de los datos de los pacientes es un proceso muy importante para todos los consultorios, ya que si no lo haces, te enfrentarás a varios problemas: ¿cómo ofrecerás servicio posventa, enviarás promociones, retendrás a tus pacientes? en un entorno, donde aquéllos que administran y analizan los datos de sus pacientes son 23 veces más efectivos para adquirir nuevos usuarios y 6 veces más capaces para retenerlos.
Una empresa sin una base de datos, enfrentará diversas dificultades para acceder a toda la información de sus usuarios. Con una base de datos puede:
1. Ingresar rápidamente a la información. Esto mejorará la productividad del área de atención al cliente.
2. Guardar un número ilimitado de datos. A diferencia de almacenar información física, en una base de datos digital, puedes reunirla y obtenerla de manera rápida.
3. Varios usuarios pueden acceder a la misma información. Existen muchos programas que la guardan en la nube, por lo que varios usuarios pueden obtenerla al mismo tiempo, desde cualquier lugar.
4. Es fácil darle mantenimiento. Los programas de bases de datos tienen opciones fáciles para depurar la información, agregar datos o eliminar las repeticiones.
5. La información está estructurada. Todos los datos que ingreses tendrán la misma estructura, por lo que no habrá dificultad para buscarla.
La base de datos es tan importante para una empresa, porque le permite almacenar, de manera dinámica y sin contratiempos, toda la información.
Muchas empresas consideran Microsoft Excel como una de las alternativas para crear bases de datos. Pero, ¿qué tan buena idea es?, aquí encontrarás algunas ventajas:
- Si ya tienes Office, no tienes que comprar un programa y gastar dinero extra.
- Al guardar el libro de Excel en OneDrive, varias personas pueden verlo y editarlo, desde distintos equipos, al mismo tiempo.
- Excel tiene varias herramientas que te permiten ordenar la información alfabéticamente, por número, etc. lo cual facilitará encontrar los datos que necesitas.
También es importante considerar algunas desventajas de las bases de datos en Excel:
- Crear una base de datos en Excel puede ser complicado, si no se tienen conocimientos del programa, incluso podría haber errores que alteren la información y la hagan inutilizable.
- Los procesos para manejar información no están automatizados, es decir, todo lo tienes que hacer manualmente.
- Incluso, aunque tengas el conocimiento profundo del programa, el error humano siempre será un factor importante, al momento de capturar o vincular datos (que además deberás verificar uno por uno). De hecho, un estudio de Hawaii University indica que el 88% de las hojas de cálculo tiene errores.
Muchas veces Excel no es la mejor alternativa para administrar de manera ágil y con el menor número de errores posibles, nuestra base de datos, ya que a medida que nuestro negocio crece, también la cantidad de información que tenemos que administrar y en estos casos, siempre la recomendación es utilizar un programa CRM (Customer Relationships Manager) o programa de gestión de clientes.
Este tipo de software te permite manejar a tus clientes actuales y leads, además de aumentar tus ventas de una manera fácil y organizada. Un CRM puede crear reportes automáticos, incluir notificaciones e importar o exportar la información de los clientes a hojas de cálculo.
Así que un CRM siempre será fundamental para las empresas que están invirtiendo en captación de leads y buscan generar lealtad a su marca.
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