Estar preparado puede ser tan simple como seguir una lista de verificación. Si se hace correctamente, tus pacientes, personal y proveedores estarán al tanto de tu cierre, y podrás evitar pacientes y empleados descontentos a su regreso.
¿Cómo prepararte ante un cierre temporal de tu consultorio médico?
CONSEJOS
Aquí hay algunos para que tu y el equipo superen los cierres temporales de la manera más fluida posible según The Doctors Company.
Comunícate con el personal.
Es esencial estar en contacto constante con tu equipo y asegurarse de que sepan lo que está sucediendo y cómo su práctica puede continuar sirviendo a los pacientes.
A continuación, se muestran algunos ejemplos para comunicarte con tu personal:
- Conferencias telefónicas que utilizan tecnología como Zoom o Hangouts de Google.
- Correos electrónicos con información significativa.
- Una página de destino interna del sitio web con información relevante.
- Sistemas de mensajería interna como Skype o Slack
Fluidez.
Es importante mantener la fluidez ya que las situaciones pueden cambiar rápidamente durante un cierre temporal. Asegúrate de que los miembros de tu equipo comprendan que es posible que no tenga todas las respuestas, pero que pueden trabajar juntos para encontrarlas.
Mantener el liderazgo.
Es vital proyectar un liderazgo tranquilo y constante y asegurarle a tu equipo que todos están trabajando arduamente para encontrar la mejor manera de avanzar. Tu personal puede tener preguntas sobre salarios, licencia por enfermedad, tiempo de vacaciones y licencia familiar ampliada y beneficios por discapacidad, así que prepárate para responder.
Comunícate con tus pacientes
Es imperativo llamar a tus pacientes programados para informarles sobre cualquier cambio y cierre. Esta es una excelente oportunidad para mostrar el profesionalismo y la compasión de tu equipo.
Encuentra formas efectivas de mantenerse en contacto con tus pacientes, ya sea a través de correos electrónicos, redes sociales, mensajes de texto, sitios web o mensajes en su sistema de correo de voz.
Algunas ideas sobre cómo manejar estos modos de comunicación incluyen:
Teléfono / correo de voz: la gente te llamará para ver si estás abierto. Si es posible, pide a un miembro del equipo que conteste el teléfono durante el horario comercial habitual. Esto le dará a sus empleados la oportunidad de brindar el mejor servicio al cliente. Si no tiene a nadie que conteste las llamadas telefónicas, asegúrate de que su mensaje de correo de voz sea detallado e informativo. Describe cómo los pacientes actuales pueden programar una cita para atención de emergencia y establecer las expectativas para las devoluciones de llamada.
Sitio web: actualiza tu mensaje de bienvenida en su sitio web para incluir frases tranquilizadoras e informativas.
Señalización: agrega una señal en la puerta principal con información de cierre, horarios de emergencia y cualquier otra información relevante. Si todavía estás viendo pacientes de emergencia, pídeles que les envíen un mensaje de texto o llamen cuando lleguen para su cita.
Redes sociales: usa diferentes plataformas de redes sociales para mostrar información valiosa. Pero también puede ser una forma de comunicación más relajada. Házle saber a tu base de pacientes que mientras está temporalmente cerrado, todavía estarás ahí para ellos de otras maneras.
Correo electrónico: es fundamental hablar con tu equipo para determinar la mejor manera de comunicarse con los pacientes. Por un lado, estarás llamando a las personas que se verán afectadas para informarles personalmente que sus citas se están moviendo. Por otro lado, es bueno que los pacientes sepan cómo pueden comunicarse contigo si tienen una emergencia. En tiempos sin precedentes, no existe demasiada comunicación.
Establecer un protocolo de atención de emergencia.
Lo más probable es que ya cuentes con un protocolo para brindar atención de emergencia. Si no es así, es hora de implementar uno. Tus pacientes pueden tener una idea diferente de lo que constituye una emergencia que tú. Por lo que es importante que tu y el equipo exploren todas las situaciones potenciales.
Tómate el tiempo para crear una lista de circunstancias y decide cómo quieres manejar cada una. Es posible que desees ver tus citas del último mes y ver cuántas fueron para atención de urgencia. Esto podría ayudarte a determinar con qué frecuencia debe planificar estar abierto para ayudar a sus pacientes a recibir la atención que necesitan.
A continuación, se incluyen algunas cosas a considerar:
- ¿Cómo pueden los pacientes de emergencia comunicar la necesidad de una cita?
- ¿Quién se necesita para ayudar a tratar al paciente?
- ¿Quién responderá al paciente?
- ¿Quieres planificar estar abierto unas horas unas cuantas veces a la semana o abrir según la situación?
- ¿Necesitas establecer nuevos protocolos de salud cómo controlar la temperatura de los pacientes y de los miembros del equipo?
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