En términos de negocio, tan importante es captar a nuevos pacientes como poder conservar a los que ya tienes. Una manera efectiva de lograrlo es a través del servicio al cliente, vía telefónica.
Ante el auge de las redes sociales, muchos profesionales de la salud olvidan que el teléfono representa una buena herramienta para contactar a la gente que requiere de tus servicios profesionales.
Para brindar un buen servicio telefónico, necesitas a una persona que reúna ciertas aptitudes para que pueda desempeñar el cargo de recepcionista con eficiencia. Esta persona debe saber cómo regular el tono de su voz, de qué manera articular las palabras para que el mensaje sea claro y directo, así como tener habilidades de escucha.
Considera estos consejos:
Ser recepcionista no es cualquier cosa
Ser recepcionista de un consultorio o de una clínica debe tener los conocimientos necesarios para hacer sentir como en casa al paciente que llama por primera vez y tener los recursos suficiente para saber resolver cualquier duda que la persona tenga. La persona a cargo de contestar y de hacer las llamada debe ser segura, amable y agradable, pero que también sepa escuchar.
Debe estar preparada ante un posible problema
Ya sea que se trate de una emergencia médica o de un paciente solicitando le aclaren una duda sobre los servicios que ofrece la clínica, la persona de tu confianza debe saber responder a una emergencia telefónica de forma inmediata. Es recomendable tener a la mano un manual de problemas recurrentes con posibles soluciones.
Entendimiento de los servicios ofrecidos
Un buen recepcionista debe saber qué tratamientos o servicios se ofrecen en la clínica, así como los precios de éstos. Imagina a una persona que llama a tu consultorio preguntando por los precios de una toma de sangre y que tu recepcionista no sepa a qué se refiere… esto definitivamente le dará mala imagen a tu lugar a tu consultorio y tu prestigio disminuirá.
Primer contacto con el cliente
Existe un protocolo de bienvenida que la persona a cargo de la recepción debe saber y aplicar en cada llamada telefónica. Algunas sugerencias son:
- Saludar siempre a la persona que se encuentra al otro lado de la línea.
- Mencionar el nombre de la clínica o consultorio.
- Mencionar el nombre de la persona que atiende.
- Preguntar al paciente en qué le pueden ayudar.
Este procedimiento le dará a tu consultorio un estatus de seriedad y de profesionalismo.
Despedida
Cuando la llamada esté por terminar, el recepcionista debe rectificar toda la información proporcionada por el paciente: fecha de cita, forma de pago, entre otras cosas. Y nunca debe olvidar agradecer la llamada.
La primera impresión jamás se olvida y esto también aplica en la imagen que deseas ofrecer a tus clientes. Da un buen servicio telefónico y haz que la gente regrese contigo una y otra vez.
