La gestión del tiempo parece una habilidad sencilla pero que muy pocos la logran dominar. Más allá del compromiso que un trabajador tiene hacia una empresa lo ideal es cumplir con todas las obligaciones a lo largo de la jornada laboral. En caso contrario empiezan los problemas con la organización y con el propio bienestar propio.
Lo anterior cobra importancia porque la exigencia constante de cumplir con plazos ajustados de tiempo aumenta los niveles de estrés y ansiedad entre los trabajadores, lo que actúa en detrimento de su productividad.
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“En contraste, gestionar el tiempo adecuadamente y evitar trabajar a contrarreloj son prácticas que no solo mejoran la eficiencia, sino también la calidad del trabajo y la salud mental de los colaboradores. Para ello, es deseable desmitificar la idea que persiste en torno a la productividad y al hacer más”, afirma Yunue Cárdenas, Coordinadora del HUB de psicología de Affor Health.
De acuerdo con un informe de Timewatch, una buena gestión del tiempo no solo aumenta la productividad laboral en un 90%, sino que también reduce el estrés en un 91%. Esto se traduce en un ambiente laboral más saludable con resultados empresariales sólidos a largo plazo.
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo se refiere a la capacidad de planificar distintas actividades en determinada temporalidad para mejorar la eficiencia, sin que esto ocasione trastornos en los empleados.
Esto implica identificar las tareas más importantes y urgentes y enfocarse en ellas primero, establecer metas alcanzables y plazos razonables, asignar tareas a las personas adecuadas e incluir descansos regulares.
“El mito de que una mejor gestión del tiempo conduce a la realización de más actividades y, por lo tanto, a una mayor productividad es engañoso. La productividad no se mide por la cantidad de tareas hechas, sino por la calidad y el impacto de estas. Enfocarse en hacer más puede llevar a la sobrecarga y al agotamiento, lo que a largo plazo disminuye la productividad y afecta negativamente la salud de los colaboradores”.
De acuerdo con la especialista es común entre los empleados postergar sus actividades. Aunque ofrece un aparente respiro, lo cierto es que desemboca en mayor preocupación, estrés, retraso en entregas e, incluso, incumplimientos.
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¿Qué acciones son de utilidad para una adecuada gestión del tiempo?
- Promover una cultura de la gestión del tiempo: Establecer una cultura organizacional que valore y promueva la gestión efectiva del tiempo. Esto incluye la creación de políticas claras que apoyen la planificación y la organización del trabajo.
- Capacitar en técnicas de gestión del tiempo: Ofrecer talleres y pláticas regulares sobre técnicas probadas de gestión del tiempo, como la matriz de Eisenhower, la técnica Pomodoro o métodos de planificación personalizada. Estas sesiones pueden equipar a los empleados con herramientas para optimizar su día.
- Facilitar el acceso a herramientas de productividad: Proporcionar acceso y apoyo en el uso de herramientas digitales y software de gestión de actividades. Esto incluye desde calendarios compartidos y aplicaciones de planificación, hasta software de gestión de proyectos que faciliten la colaboración.
- Establecer metas claras: Definir metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y limitadas en el tiempo para cada equipo y colaborador. Esto ayuda a enfocar los esfuerzos y priorizar las actividades diarias.
- Promover un ambiente de trabajo que cuide la salud mental de los colaboradores: Fomentar la salud mental de los empleados mediante descansos y períodos de desconexión digital puede reducir el estrés y mejorar la concentración y la productividad.
- Optimizar los procesos internos: Revisar y optimizar regularmente los procesos internos para eliminar cuellos de botella y evitar la duplicación de esfuerzos no solo mejorará la eficiencia operativa, sino que también reducirá la carga del trabajo individual y colectiva.
